符合 HIPAA 要求的电子邮件：综合指南

《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）由美国政府于 1996 年颁布。符合 HIPAA 要 它适用于向受保医疗保健实体提供服务的任何个人或公司。

HIPAA 保护健康信息的隐私。为医疗保健行业提供服务的公司（包括数据存储公司和电子邮件服务提供商）必须遵守 HIPAA。

在此博客中，我们将分享符合 HIPAA 要求的电子邮件的基础知识，并帮助您更好地理解它。那么，让我们开始吧。

什么是符合 HIPAA 要求的电子邮件？

数据安全和隐私始终是医疗保健等行业的首要任务。HIPAA 的颁布就是为了确保这些优先事项不会被忽视。

符合 HIPAA 要求的电子邮件在发送患者的 PHI（受保护的健康信息）时必须遵循所有强制性规则。

以下是发送符合 HIPAA 要求的电子邮件通信的基本标准： 

• 应实施必要的保障措施，符合 HIPAA 要 确保 PHI 的机密性和完整性；
• 应与电子邮件服务提供商签署业务合作伙伴协议；
• 您的团队成员应该接受电子邮件最佳实践方面的培训，以减轻任何违规风险；
• 如果与患者或受益人直接沟通，则必须在通过电子邮件发送 PHI 之前获得收件人的书面同意。

在深入研究这些元素之前，阿联酋电话号码图书馆 让我们快速了解一下何时需要电子邮件符合 HIPAA 要求。

 

 

电子邮件何时需要符合 HIPAA 要求？

HIPAA 是一项联邦法律，如何利用数字营销创新实现战略目标 要求在共享医疗信息时确保其安全和私密。因此，任何包含受保护健康信息或由受保实体发送的电子邮件都应遵循HIPAA 准则。

违反 HIPAA 规定可能会遭受严厉的刑事和民事处罚。

这些违规行为非常严重，可能会损害任何公司的声誉和财务状况。搜索引擎优化ebl 因此，对于在医疗保健行业运营的公司来说，使用符合 HIPAA 要求的电子邮件系统是发送和接收安全消息的必备条件。

但是谁应该遵守 HIPAA 法规？

HIPAA 规则要求两种类型的实体遵守 HIPAA 法规： 

1. 涵盖实体。医疗保健组织、健康保险公司、医疗保健清算机构或任何直接与患者打交道的医疗保健公司；
2. 涵盖实体的业务伙伴。为涵盖实体提供服务的公司，例如律师事务所、记录存储公司、电子邮件服务提供商等。

因此，基本上，任何包含受保护的健康信息 (PHI) 或由受保实体发送的电子邮件都应符合 HIPAA 标准。

不确定 HIPAA 是否适用于您？查看此清单。

符合 HIPAA 要求的电子邮件的关键要素

电子邮件是患者和医疗服务提供者之间最常见的沟通方式之一。符合 HIPAA 要 公司通过此渠道收集、存储和传输健康信息。因此，每封电子邮件都必须符合 HIPAA 规定。

以下是 HIPAA 合规性的最重要要素，可确保电子邮件的私密性和安全性：

遵守法规

电子邮件的 HIPAA 合规性要求所有电子邮件都必须加密，并遵循特定的既定政策和程序（更多内容请参阅后面的部分）。

加密您的电子邮件可以确保您的电子邮件在传输过程中免受未经授权的访问。

HIPAA 监管法规要求电子邮件必须采用 TLS 1.2 或 1.3 电子邮件加密进行加密，这样即使被拦截，也无法读取。

氨基酸

BAA 或业务伙伴协议是电子邮件遵守 HIPAA 的重要组成部分。

这是受 HIPAA 保护的实体（例如医院）与代表受保护实体处理 PHI 的第三方（业务伙伴）之间的协议。第三方可以是电子邮件提供商、记录保管员、律师事务所等。

该协议涵盖了员工保护 PHI 以及确保在发生违规时安全传输、存储和报告的责任。

以下是业务伙伴协议的标准指南/要素： 

• 与 PHI 相关的允许使用和披露；
• 保障 PHI 保护的实施指南；
• 数据泄露或未经授权披露的报告程序；
• 合同终止时PHI的退还/删除规则；
• 审计和监督合规性的程序；
• 关于第三方或分包商的 HIPAA 合规性的条款。

政策和程序

HIPAA 下的政策和程序包括任何受保实体必须遵守的合规规则。这些规则涵盖了保护患者健康信息的不同场景。

以下是 HIPAA 合规性下最重要的三项政策/规则： 

• HIPAA 隐私规则。这涉及保护患者医疗记录不被未涵盖的实体发布/使用的程序。它涵盖所有类型的通信并防止未经授权访问 PHI；

• HIPAA 安全规则。这些规则涵盖了如何保护健康信息。它包括为信息完整性和传输安全制定行政、物理和技术保障措施；
• HIPAA 违规通知规则。这涉及在发生影响超过 500 人的安全漏洞时通知受影响方、美国卫生与公众服务部和媒体的程序。

训练

培训员工对于遵守 HIPAA 电子邮件规范至关重要。您的承包商或员工不会自己弄清楚这些复杂的规范。

您可以采取以下措施来确保正确的培训和有效的合规性： 

• 创建 HIPAA 电子邮件合规计划并在团队成员入职时分享；
• 不定期为所有与 PHI 打交道的人员组织 HIPAA 培训研讨会；
• 让他们意识到可能存在的人为错误和违反政策的情况；
• 记录电子邮件隐私最佳实践以及如何使用电子邮件加密服务的信息。

请记住，如果您在医疗保健行业工作，当员工或电子邮件服务提供商等发生变化时，必须进行强制性再培训。

审计与监控

仅加密电子邮件和培训团队并不能使您符合 HIPAA 要求。定期审核和监控访问控制也是强制性的。

这涉及实施强有力的审计程序。以下是一些审计和监控规则：

• 实施安全措施，例如双因素身份验证，以限制对处理 PHI 的帐户的访问；
• 维护用于跟踪和记录电子邮件活动的审计控制；
• 实时监控未经授权的访问或违规行为。